Assistpoint

Выписка польских накладных

Процедура выписки накладных на польском предприятии. Сроки. Требования к документу согласно законодательству Польши. Кто выписывает накладные НДС (VAT)? Какие бывают исключения? Руководство для выставления счета-фактуры в Польше.
Выписка польских накладных

Выписывать накладные обязаны налогоплательщики НДС (VAT), которые констатируют факт выполнения продаж. Какие принципы обязывают к их выписке? Выписка налоговых, констатирующих выполнение продажи, является обязанностью юридических лиц, подразделений, не имеющих юридического лица, а также физических лиц, выполняющих самостоятельно экономическую деятельность. Но существуют исключения.

Налогоплательщики не должны выписывать накладные НДС физическим лицам, не ведущим экономическую деятельность (разве что эти лица нуждаются в этом, чтобы задокументировать транзакцию при помощи накладной). В случае курьерской продажи с территории страны или внутренней доставки новых транспортных средств, обязательно нужно выписывать накладные (в интересах физических лиц, не ведущих экономическую деятельность).

Принципы выписки накладных

Закон не определяет конкретного образца, как нужно выписывать накладные. Но они должны заключать:

  • подтверждение выполнения продажи;
  • дату выполнения продажи;
  • единичную цену без продажи;
  • основание для налогообложения;
  • ставку налога;
  • квоту налога;
  • квоту надлежащей суммы;
  • данные, касающиеся налогоплательщика и покупателя.

К обязательным элементам для накладных НДС (VAT) относятся:

  • имена и фамилии или названия, либо сокращенные названия продавца и покупателя, а также их адрес;
  • номера налоговой идентификации продавца и покупателя;
  • день, месяц и год, или месяц и год выполнения продажи, а также дата выписки и следующий номер накладной, обозначенной как НАКЛАДНАЯ НДС (VAT);
  • название товара или услуги;
  • единица измерения и количество проданных товаров или вид выполненных услуг;
  • единичная цена товара или услуги без налога;
  • ценность товаров или выполненных услуг, которых касается продажа, без налога;
  • ставки налога;
  • сумма продажи нетто товаров или выполненных услуг с разделением на отдельные ставки налога и освобождением от налога, а также не подлежащих налогообложению;
  • квота налога от суммы продажи нетто товаров (услуг), с разделением на квоты, касающиеся отдельных ставок налога;
  • ценность продажи товаров или выполненных услуг вместе с квотой налога (ценность продажи брутто), с разделением на квоты, касающиеся отдельных ставок налога или освобожденных от налога, или не подлежащих налогообложению;
  • квота надлежащей суммы всего вместе с надлежащим налогом, изложенная цифрами и словесно.

Счета фактуры в Польше

Счет-фактура является одной из ключевых формальностей во время работы в бизнесе — в конце концов, именно от счета-фактуры, как правило, зависит оплата. Так как выставление счетов имеет столь большое значение и сопровождает польские компании в течение многих лет, о них циркулирует много различной непроверенной информации. Таким образом, иногда могут возникать сомнения по поводу того, что разрешено, а что запрещено при выставлении счетов.

Ниже вы найдете информацию от экспертов, которая поможет вам улучшить процесс выдачи СФ.

Выставляйте счета-фактуры своевременно

Работа закончена и принята — время выставлять счета-фактуры. Только когда? Большинство предпринимателей, вероятно, будут стремиться сделать это немедленно, в надежде быстро получить оплату, однако спешка не всегда оплачивается. Дата счета имеет ключевое значение для урегулирования НДС. Даже один день может иметь здесь решающее значение. Например:

По счету-фактуре за 30 июня, образуется обязательство уплаты НДС за июнь или за второй квартал, то есть с 20 и 25 июля. По счету-фактуре за 1 июля возникает обязанность по уплате НДС за июль (до 20 и 25 августа), или за третий квартал (до 20 и 25 октября).

Накладная же выдается в течение 7 дней со дня вручения или поставки товара или получения оплаты. Исключением являются постоянные поставки или сделки с компаниями из стран ЕС.

Не стоит забывать, что, в отличие от НДС, оплата налога на прибыль должна быть урегулирована за период по факту продажи (или услуг/поставки товаров — в зависимости от наименования), а не выставления счетов-фактур. С датой продажи нельзя маневрировать, на накладной она должна быть правдивой.

Различайте обязательные и рекомендуемые пункты

Регулирование биллинга указывает точный перечень пунктов, без которых счет-фактура является недействительной. Так о чем же вы должны помнить, оценивая все ли в порядке с документом? Прежде всего, проверьте:

  • присутствует ли полная информация об обеих сторонах сделки с номерами NIP, исключение — клиент является частным лицом — тогда NIP не требуется (с помощью поисковой платформы корпоративных данных предприятий связанной с GUS, убедитесь, что контрагент существует и его данные верны);
  • номер счета-фактуры и дату выдачи, дату продажи (поставки товаров или услуг);
  • наименование продукта или услуги, сумму, цену нетто, ставку НДС, сумму НДС и цену брутто.

Стандартный счет-фактура обычно содержит больше деталей, чем требуется. Существует целый ряд пунктов, которые могут не указываться в накладной, но, тем не менее, их указывают. Более того, их указывают так часто, что может сложиться мнение об их необходимости:

  • название документа — как правило «Счет-фактура» («Faktura VAT»), «оригинал», «копия» — счет-фактура оформляется в двух экземплярах, но не обязательно это описывать подобным образом;
  • срок платежа;
  • номер банковского счета — это также необязательные элементы, но по понятным причинам следует размещать их на счетах;
  • подписи и печати компании.

Указывать в накладных дополнительные элементы необходимо, руководствуясь при этом не только собственными интересами, но и привычками клиента (или его бухгалтерии). Если, например, клиент ожидает счета-фактуры с пометкой «оригинал» – то лучше предоставить ему такой вариант, это только сэкономить вам время и нервы.

Разнообразьте накладную графически — пусть отличается от накладных конкурентов

Украсить накладную графическими элементами относительно легко, даже если счет выставлен в Excel (специальное программное обеспечение для счетов-фактур делает эту опцию еще проще). Например, в некоторых программах с помощью нескольких щелчков мыши, вы можете загрузить свой собственный логотип и установить шаблон счета-фактуры. А если кто-то знает немного HTML и CSS, также может подготовить свой собственный шаблон, содержащий дополнительную графику. Конечно, пространство для маневра в этом отношении огромное.

Отправляйте счет-фактуру в электронном виде

В соответствии с правилами, продавец может отправить клиенту счет-фактуру в электронном виде (например, электронной почтой), не спрашивая его разрешения.

Правила до сих пор гласят, что «передача, в том числе совместное использование счетов-фактур в электронном виде требует одобрения получателя». Но, смысл этой фразы министерство уточнило — такое положение на практике означает «подразумеваемое» согласие. Это значит, что свое согласие клиент может выразить любым способом, например, оплачивая электронный счет-фактуру. Следовательно, нет никакой необходимости консультироваться с клиентом касательно формы выставленных счетов-фактур.

Нет необходимости печатать электронные счета-фактуры

В то время как множество предпринимателей выставляют счета по электронной почте, они все же еще и дополнительно печатают эти выставленные накладные. Тем не менее, в этом нет никакой необходимости. В соответствии с распоряжением об электронных счетах-фактурах, документы могут храниться в любом виде, например, в виде электронных файлов.

Когда можно отменить счет-фактуру и когда нужно ее подкорректировать?

Потенциально может случиться так, что выставленный документ останется неоплаченным. В этой ситуации есть два варианта выхода:

  • если счет-фактура не была отправлена клиенту, и сделка не состоялась, счет-фактура может быть просто удалена из фирменной документации;
  • если счет-фактура была отправлена клиенту, и сделка не состоялась, счет-фактура корректируется, сумма на ней сводится к нулю.

Стоит помнить, чтобы лишний раз не исправлять неотправленные счета-фактуры, и не удивляться, когда подрядчик пришлет вам откорректированную накладную с указанной на ней нулевой суммой.

Самые популярные типы счетов-фактур

В дополнение к стандартным счетам-фактурам (на которых и сосредоточено внимание в этой статье), в деятельности вашего предприятия могут использоваться еще и другие документы.

Авансовый счет-фактура

Выставляется после получения предоплаты (авансовый платеж, залог). С авансового счета-фактуры оплачивается НДС, но налог на прибыль не рассчитывается (это касается как продавца и покупателя).

Счет-фактура маржа

Выставляется, среди прочего, для документирования продажи бывших в употреблении товаров. Для покупателя важно, что счет-фактура маржа не позволяет вычесть НДС, но ее нельзя бросить в расходы (брутто).

Кредитовое авизо или коррекция

Если вы хотите изменить какую-либо часть счета-фактуры, вы можете сделать корректирующий счет-фактуру. После доставки ее покупателю, попытайтесь получить от него подтверждение получения.

Счет-проформа

Это документ, который выглядит как счет-фактура, но на самом деле им не является. Проформа не учитывается в бухгалтерии, с нее не вычитается  НДС, документ не передается в бухгалтерию для урегулирования. Проформа обычно только побуждает к оплате и демонстрирует, как в будущем будет выглядеть счет-фактура.

Вам также может быть интересно
Особенности открытия, покупки и ведения бизнеса в Болгарии
Экспорт небольших партий товара в Польшу
Как зарегистрировать фирму в Польше?
Формы ведения хозяйственной деятельности в Польше
Открытие продуктового магазина в Польше
Налогообложение для ООО и физических лиц в Польше